LIEBERT Unternehmensberatung Zeit und Aufgabenmanagement

LIEBERT Unternehmensberatung
Zeitmanagement und Aufgabenmanagement

Wir alle kennen den eigenen Gedanken, es wäre total sinnvoll, dieses und jenes schon im Vorfeld zu klären, um nachher nicht in Schwierigkeiten zu kommen. Wann tun wir’s? Auf den letzten Drücker!

Das hat einen ganz einfachen Grund: Ein gebräuchliches Delegationsschema. Didi Eisenhower hat daraus ein Prinzip gemacht – das Eisenhower Prinzip der Delegation. Dabei handelt es sich um die Einordnung von Aufgaben in ein Vierfelderschema über Grad der Dringlichkeit und Grad der Wichtigkeit. Hieraus leitet sich folgendes Delegationsschema ab:

  • Nicht Wichtiges / nicht Dringendes wandert in den Müll
  • Nicht Wichtiges / Dringendes soll von einem kompetenten Mitarbeiter erledigt werden
  • Wichtiges / Dringendes erledigt man sofort selbst
  • Wichtiges / nicht Dringendes wird terminiert (in der Praxis heißt das: Es wird verschoben)

Abgesehen von einigen Kritikpunkten, die bei näherer Betrachtung dieses Schemas auffallen, ist der entscheidende Punkt der Umgang mit Dingen, die zwar wichtig aber noch nicht dringend sind: Gehandelt wird – bei wichtigen Dingen! – also erst, wenn das Kind im Brunnen ist.

Allerdings, das Verschieben hat Vorteile: Wenn ein Thema erst richtig heiß ist, löst es soviel Adrenalin aus, dass wir außergewöhnlich effektiv und kreativ an die Aufgabe herangehen. Meine Eltern sagten mir immer: „Nimm Dir ausreichend Zeit und arbeite kontinuierlich jeden Tag ein Stück, dann hast Du weniger Stress.“

Keine Ahnung, ob meine Eltern sich selbst daran gehalten haben. Ich jedenfalls halte mich nicht (mehr) daran. Ich arbeite gerne ‚auf den letzten Drücker’. Davor habe ich manchmal eine völlige Denkblockade. Unter Druck flutscht es dann nur so. Mir taugt diese Herangehensweise gut. Das Einzige, was ich dabei zu beachten habe: Perfekte Datensicherung mit gespiegelten Festplatten, zwei funktionierende Laptops. Sowie zwei identische Drucker mit genügend Tinte und Papier auf Vorrat (Erfahrung macht klug).

Solange Themen gänzlich unter eigener Kontrolle sind, scheint es Vorteile zu haben, Themen zu schieben. Anders sieht das z.B. bei Projektmanagementtrainings aus. Gerne genommen, wenn das Thema heiß ist und das Projekt schief. Zu spät!

Eisenhower ist schuld, dass präventive Ansätze und Dienstleistungen so unattraktiv sind.

Wenn wir uns mit Personalverantwortlichen über das Thema Betriebliches Gesundheitsmanagement unterhalten, rennen wir offene Türen ein. Mittlerweile ist klar: BGM bietet nicht nur protektiven Nutzen, sondern zusätzlich einen signifikant positiven ROI. Dennoch haben es die Verantwortlichen schwer, dieses Thema bei den Entscheidern zu adressieren. Ist das Thema aktuell nicht dringend, kommt es manchmal nicht einmal auf die Agenda. Ist es plötzlich dringend geworden, wird gefragt, warum das Thema noch nicht längst angegangen wurde. Das ist die Zwickmühle, in der die Verantwortlichen stecken.

Eisenhower ist nicht schuld. Es liegt an einer Falschauslegung des Wortes terminiert. Das soll nicht heißen, das Thema wird gekillt. Nein, das soll heißen, wir machen einen vernünftigen Termin und dann ziehen wir das Thema durch.

Lessons learned:

  • Eisenhower ist nicht schuld.
  • Retter in der Not haben es argumentativ leichter als Anbieter von präventiven Maßnahmen.
  • Verantwortliche in präventionssensitiven Bereichen (z.B. Personalleiter, Projektleiter) haben ein schweres Los.
  • Wichtige Themen, die ausschließlich unter eigener Kontrolle stehen, können geschoben werden, bis sie die richtige Temperatur haben – sofern gewisse backup-Maßnahmen getroffen sind.
  • Wichtige, präventive Themen werden an einem vorher fixierten Termin bearbeitet. Denn niemand kann sagen, wann ein Thema plötzlich heiß wird.
  • Auch meine eigene Realität ist immer eine Abweichung vom Ideal (gelinde gesagt).
  • Es ist von Bedeutung, sich vermehrt um wichtige Dinge zu kümmern, die (noch) nicht dringend sind. Oder wie schlau ist das, bei Gewitter aufs Dach zu steigen, um den Blitzableiter zu montieren?!